Come emettere una fattura: guida passo passo (2026)

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Emettere una fattura elettronica sembra complicato, ma seguendo l’ordine giusto diventa una routine veloce. In questa guida trovi tutti i passaggi pratici — dalla raccolta dei dati del cliente all’invio allo SdI — aggiornati alle regole in vigore nel 2026, comprese le novità introdotte dall’Agenzia delle Entrate.

Chi è obbligato alla fattura elettronica nel 2026

Prima di iniziare, una verifica fondamentale: sei obbligato?

Nel 2026 la fattura elettronica via Sistema di Interscambio (SdI) è obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA, forfettari inclusi. Non esiste più alcun esonero legato ai ricavi o ai compensi.

Nel 2026 la fattura cartacea o il semplice PDF non sono validi per assolvere l’obbligo.

La fattura elettronica ha valore legale solo se transita attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), viene conservata digitalmente secondo le norme vigenti e contiene tutti i campi obbligatori previsti dalla normativa.

Passo 1 — Scegli lo strumento per emettere la fattura

Hai tre strade principali:

  • Portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate (“Fatture e Corrispettivi”): accessibile con SPID, CIE o CNS, adatto a chi emette poche fatture al mese.
  • Software di fatturazione (Fatture in Cloud, Aruba, Danea, ecc.): gestiscono automaticamente il formato XML e la trasmissione allo SdI; la scelta migliore per chi fattura con frequenza.
  • Intermediario/commercialista: emette per tuo conto ma la responsabilità fiscale resta sempre in capo a te.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione servizi gratuiti per predisporre, inviare, conservare e consultare le fatture elettroniche, accessibili con SPID/CIE/CNS o con credenziali Entratel/Fisconline.

Aggiornamento tecnico 2026: dal 15 maggio 2026 è entrato in uso obbligatorio il nuovo tracciato XML nella versione 1.9.1 delle specifiche tecniche. Da tale data, il Sistema di Interscambio applica automaticamente le nuove regole e le fatture predisposte con il precedente tracciato vengono scartate. Verifica che il tuo software sia aggiornato.

Passo 2 — Raccogli i dati del cliente

Prima di aprire qualsiasi applicazione, chiedi al tuo cliente:

  • Ragione sociale o nome/cognome (per privati)
  • Partita IVA (11 cifre per soggetti italiani) o codice fiscale (16 caratteri)
  • Indirizzo completo: via, numero civico, CAP, città, provincia
  • Codice destinatario SdI (7 caratteri alfanumerici) oppure PEC

Per le fatture verso privati (operazioni B2C) si utilizza il codice destinatario “0000000” (sette zeri) e si indica il codice fiscale del cliente nel campo dedicato. Non serve la PEC del privato, perché la fattura viene automaticamente depositata nel cassetto fiscale del cliente.

Per le fatture verso la Pubblica Amministrazione, invece, devi inserire il Codice Univoco Ufficio (CUU), una stringa alfanumerica di 6 caratteri che identifica l’ufficio destinatario, reperibile sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Senza CUU la PA non può ricevere.

Passo 3 — Compila i campi obbligatori della fattura

Apri il tuo software o il portale dell’Agenzia delle Entrate e compila i seguenti campi. Ogni fattura elettronica, per essere valida, deve includere una serie di dati obbligatori.

Ecco cosa non può mancare:

  • Dati del cedente/prestatore (te): partita IVA, codice fiscale, anagrafica, indirizzo, regime fiscale
  • Dati del cessionario/committente (il cliente): come sopra
  • Numero progressivo della fattura (deve essere unico per anno)
  • Data della fattura (deve corrispondere alla data dell’operazione)
  • Descrizione della prestazione o del bene ceduto
  • Importo, aliquota IVA (o codice natura se l’IVA non si applica)
  • Tipo documento (TD01 per fattura ordinaria, altri codici per casi specifici)
  • Codice regime fiscale: campo obbligatorio. I codici principali sono RF01 per il regime ordinario e RF19 per il regime forfettario.

Caso forfettario: attenzione a questi dettagli

I forfettari non applicano l’IVA: nella fattura va inserito il codice natura N2.2 e la dicitura obbligatoria “Operazione non soggetta ad IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, Legge 190/2014, Regime Forfettario”. Non si applica nemmeno la ritenuta d’acconto, in quanto i contribuenti in regime forfettario ne sono esclusi per legge.

Imposta di bollo: quando si applica

L’imposta di bollo si applica a tutte le fatture di importo superiore a 77,47 euro per: operazioni non soggette a IVA (es. regime forfettario); prestazioni di servizi esenti da IVA (art. 10 DPR 633/72); operazioni fuori campo IVA. In questi casi è necessario applicare un bollo virtuale di 2 euro. Il software lo inserisce automaticamente nel campo <DatiBollo>.

Passo 4 — Verifica il file e invialo allo SdI

Una volta compilata la fattura, salvala in formato XML (non PDF) e trasmettila. Il processo è automatico con qualsiasi software aggiornato.

Il Sistema di Interscambio riceve il file e avvia la verifica formale del documento: controlla che il file sia corretto, che la partita IVA del cedente sia attiva e che tutti i campi obbligatori siano presenti. Se tutto è in ordine, emette una ricevuta di consegna. Se ci sono errori, invia una notifica di scarto.

Lo SdI elabora le fatture in tempo reale nella maggior parte dei casi, ma ha fino a 5 giorni per accettare o scartare una fattura.

Se la fattura viene scartata: se l’errore viene rilevato dal Sistema di Interscambio, la fattura viene scartata e ricevi una notifica di scarto con il codice errore. Devi correggere il file e trasmetterlo nuovamente.

Passo 5 — Rispetta le scadenze di trasmissione

Esistono due tipi di fattura con termini diversi:

  • Fattura immediata: va trasmessa allo SdI entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione.
  • Fattura differita: per cessioni documentate da DDT o documento equipollente, va emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione.

Passo 6 — Conserva le fatture digitalmente

Resta l’obbligo di conservazione digitale confermato per 10 anni. Puoi usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate (portale Fatture e Corrispettivi) oppure affidarti a un software di fatturazione che include la conservazione sostitutiva.

Cosa rischi se sbagli o sei in ritardo

La riforma del sistema sanzionatorio operata dal D.Lgs. 87/2024 ha riscritto l’art. 6 del D.Lgs. 471/1997 per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024.

Le sanzioni si applicano in modo diverso a seconda che la violazione abbia o meno inciso sulla corretta liquidazione dell’IVA: se la violazione incide sulla liquidazione IVA, la sanzione va dal 70% al 100% dell’imposta non documentata, con un minimo di 300 euro; se invece non incide (es. fattura emessa in ritardo ma IVA correttamente liquidata), si applica una sanzione dal 5% al 10% del corrispettivo non documentato, con un minimo di 250 euro.

Le sanzioni da pagare in caso di omessa, errata o tardiva fatturazione elettronica possono essere ridotte tramite l’istituto del ravvedimento operoso.

Domande frequenti

Devo emettere fattura elettronica anche se sono in regime forfettario?

Sì, senza eccezioni. Dal 1° gennaio 2024 è caduto l’ultimo esonero: anche i contribuenti in regime forfettario devono emettere fattura elettronica tramite SdI, a prescindere dai ricavi o compensi conseguiti. Chi apre partita IVA nel 2026 è obbligato fin dal primo giorno.

Cosa succede se la fattura viene scartata dallo SdI?

Con riguardo alle fatture elettroniche, la fattura si intende emessa solo se è stata trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI) e non è stata scartata da quest’ultimo. In caso di scarto, la fattura si considera non emessa: puoi correggerla e reinviarla entro i termini fiscali previsti senza incorrere in sanzioni. Se il reinvio avviene oltre i termini, si applicano le sanzioni per fatturazione in ritardo, riducibili tramite ravvedimento operoso.

Come faccio a fatturare a un privato che non ha la partita IVA?

Per le fatture verso privati si utilizza il codice destinatario “0000000” (sette zeri) e si indica il codice fiscale del cliente. La fattura viene automaticamente depositata nel cassetto fiscale del cliente. Il titolare di partita IVA è comunque obbligato a consegnare al cliente privato una copia della fattura, in formato cartaceo o PDF.

Quali sono le novità tecniche del 2026 per la fattura elettronica?

A partire dal 15 maggio 2026 la fatturazione elettronica deve fare i conti con l’aggiornamento delle specifiche tecniche alla versione 1.9.1. L’intervento riguarda il tracciato XML della fattura elettronica e alcune regole operative applicate dal Sistema di Interscambio, con effetti pratici per imprese, professionisti, intermediari e software house. La novità non modifica l’impianto generale della fattura elettronica, ma introduce alcuni adeguamenti mirati: nuovi controlli sui Gruppi IVA, una codifica specifica per i compensi dei lavoratori sportivi dilettantistici, modifiche alle procedure di accreditamento ai canali di trasmissione e un aumento del numero massimo di codici destinatario gestibili.

Dove conservo le fatture elettroniche e per quanto tempo?

Il portale dell’Agenzia mette a disposizione i file, ma la conservazione sostitutiva a norma è un processo distinto, da attivare. Spesso va delegata al software o al provider e la delega va verificata: l’obbligo, anche per i forfettari, resta in capo al contribuente. Il periodo di conservazione obbligatoria è di 10 anni.

Posso correggere una fattura già accettata dallo SdI?

Se la fattura viene accettata ma scopri dopo l’errore, devi emettere una nota di credito (per annullare) e poi una nuova fattura corretta. Se invece lo scarto avviene prima dell’accettazione, è sufficiente correggere il file e rinviarlo.

Fonti:

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